職場での初動行動を標準化｜席配置と役割分担の実践ガイドをプロが徹底解説

「最初の10分」で、その日の被害と復旧スピードは大きく変わります。地震・火災・停電・通信障害・風水害など、突発事象に強い会社は、初動行動の標準化と席配置の設計、役割分担の明文化ができています。

本記事は、レイアウトの作り方から3分→10分→30分の手順、連絡テンプレ、訓練と備蓄の運用まで詳しくまとめました。小規模オフィス〜フロア複数の事業所まで対応できるよう、兼務のコツや在宅勤務者の扱い、来客・工事業者の安全まで踏み込みます。

1．まず結論：職場の初動行動を“見える化”する

1-1．初動の3本柱（安全→連絡→継続）

• 安全：人命最優先。姿勢を低く・頭を守る・二次災害を避ける。
• 連絡：点呼→被害共有→外部連絡を短文で。チャンネルは第一→代替→最終の順で切替。
• 継続：重要業務の最小限稼働を維持し、復旧計画へつなぐ。

1-2．標準化の要点（誰が・どこで・何分で）

• 誰が：役割カードを配布し、代理者まで決める（不在前提で設計）。
• どこで：避難場所・集合場所・臨時本部の三段構えを図で共有。
• 何分で：3分→10分→30分で達成目標と完了の合図を決める。

1-3．初動KPI（目標の見本）

1-4．レベル区分（社内発令の基準）

“最初の10分”を誰でも再現できるよう、フロア図・役割カード・短文テンプレをセットにするのがコツです。

2．席配置の最適化：通路・視線・動線で事故を減らす

2-1．基本レイアウト（通れる・見える・届く）

• 避難通路：90cm以上を確保。島間は120cmが理想。
• 視線：避難口・消火器・非常ベルが見える配置。背高家具で遮らない。
• 届く：救急箱・消火器は20m以内に1か所。AEDは出入口付近で人が集まる側に。

2-2．席の役割帯（フロント・ミドル・バック）

• フロント帯：受付・来客対応。声掛け役が座る。ビジターの退避案内を即実施できる位置に。
• ミドル帯：指示伝達・記録を担う記録役を配置。本部予定室に近いほど良い。
• バック帯：物資・機材に近い装備役が控える。倉庫・給湯室の鍵も管理。

2-3．障害物・落下物を減らす配置

• 高い棚は壁固定、重い箱は下段。通路上の延長コード禁止。
• 窓側の背高家具は30cm以上離間し、ガラス飛散の道を作らない。
• プリンター島は動線外へ移設。上部の物は置かない。

2-4．フリーアドレス運用のコツ（席が固定でない職場）

• フロアに役割台帳を一本。当番日の人は卓上カードを携帯。
• 島ごとに装備（懐中電灯・簡易笛・軍手・モバイル電源）を小分け配置。
• 朝礼で当日の代理者を宣言し、連絡先QRを配布。

2-5．配慮が必要な社員・来客の席

• 避難口近く・障害物の少ない席を優先。支援担当者も近くに配置。
• ビジターは受付で首下げカード＋避難案内。集合場所の地図をカード裏に印刷。

席配置チェック表

3．役割分担の設計：3層×5役で抜けをなくす

3-1．基本の5役（小規模オフィス想定）

• 指揮役：全体の判断。避難・停電・退館などを決定。代理を必ず指名。
• 点呼役：点呼と安否表の作成。未返信者の追跡と再点呼も担当。
• 連絡役：社内外の連絡と記録。テンプレで短文送信し、時刻を明記。
• 装備役：救急・消火・AED。場所と鍵の管理。応急手当の呼びかけ。
• 記録役：時系列で行動を記録。被害表を更新。写真も添える。

3-2．拡張の2役（人数に余裕がある場合）

• 安全見回り役：廊下・階段・共用部の危険確認、来客誘導。
• 情報整理役：チャット・メール・電話の情報を整理して臨時本部へ要約。

3-3．3層体制（平時→初動→継続）

• 平時：教育・整備・訓練を担当。備蓄棚の期限を月次で点検。
• 初動（0〜30分）：5役が近い席から順に起動。各自の安全確認→役割行動の順で。
• 継続（30分〜）：交代表で休憩と復旧タスクを回す。在宅者は連絡役・記録役を支援。

3-4．代理・不在時の回し方

• 各役に代理1名。不在時は隣島が引き継ぐルールを掲示。
• 役割カードを卓上に立てる（色で識別）。首下げカードは移動時も見える位置に。

役割×作業早見表

4．初動手順を文章化する：3分→10分→30分テンプレ

4-1．共通の前提（3つの切替）

• 連絡手段の切替：社内チャット→SMS→固定電話→掲示板の順に落としどころを用意。
• 指揮系統の切替：指揮役→代理→総務責任者→現場最寄りの役職者。
• 場所の切替：自席→集合場所→臨時本部（会議室Bなど）。

4-2．3分（安全確保）

1）姿勢を低く、机の下で頭を守る
2）二次災害（火・落下・破片）から離れる
3）一次点呼：「A班10名、全員無事」
4）来客へ声掛け：「この場で低く、合図まで動かない」

4-3．10分（被害把握と連絡）

1）負傷・火気・設備を確認（電源・水・エレベーター）
2）安否表を更新（在宅者・外出者も記入）
3）外部短文：「無事/被害/次報時刻」

短文テンプレ（社外）

件名：本社 初動報 10:15
本文：人的被害なし。館内一部停電。次報10:45。

短文テンプレ（社内）

A班：全員無事。B班：1名救護対応。会議室Bに本部設置。

4-4．30分（臨時本部・継続運用）

1）臨時本部の設置（会議室B）
2）重要業務の最小稼働を決定（受注受付・保守窓口など）
3）交代表で休憩を回す。水・軽食の配布、トイレ導線の整理
4）訪問中の取引先に短文連絡：「安全確保済／退出案内の時刻」

4-5．事象別の注意点（地震・火災・停電・通信障害・風水害）

• 地震：エレベーター使用禁止。ガラス面から離れて移動。余震に備えて低い姿勢→待機。
• 火災：姿勢低く・口鼻を覆う。風上へ退避。防火扉は開放しない。
• 停電：非常灯・懐中電灯を即座に。サーバ・機器は記録役がシャットダウン手順をガイド。
• 通信障害：社内掲示板・紙の連絡票へ切替。集合時刻を決めて再集合。
• 風水害：窓から離れ、低層の浸水ラインを確認。帰宅指示は指揮役→全員へ一斉。

フロア図の凡例（掲示用）

5．訓練・備蓄・見直し：続ける仕組みを作る

5-1．月例5分訓練（負担を小さく頻度を高く）

• ロールプレイ：指揮→点呼→連絡→装備→記録を持ち回り。
• 机上訓練：想定シナリオ（地震・停電・火災・風水害）を10分で回す。
• 抜き打ち：短文テンプレだけを日替わりで練習。時刻記入を徹底。

5-2．備蓄・装備の標準

• 救急箱・AED・消火器・懐中電灯・軍手を見える収納に。
• 簡易トイレ・飲料水・ブランケットは人数×3日分。非常食は半年でローテーション。
• モバイル電源と充電ケーブルを島ごとに配置。紙の名簿も常備。
• 工具（バール・カッター・結束バンド）を倉庫Bにまとめる。

5-3．振り返りと改善（事後10-24-72の節）

• 10分後：初動のできた/できないをメモ。
• 24時間以内：タイムラインと改善点を1枚にまとめる。
• 72時間以内：役割表・備蓄表を更新し、再訓練日を決める。

5-4．来客・工事業者・在宅勤務者の扱い

• 来客：受付が避難案内カードを渡す。集合場所を説明。
• 工事業者：責任者名と退避先を来館票に記入。火気作業は一時停止。
• 在宅勤務者：一斉メッセージ→未返信者へ電話→近隣確認の順。自宅の安全を優先。

備蓄チェックリスト

Q＆A（よくある疑問）

Q1．少人数の事業所では5役は多すぎませんか？
A. 兼務で構いません。指揮＋連絡／点呼＋記録／装備などに3役まで圧縮可能です。

Q2．障がいのある社員がいる場合の配慮は？
A. 支援担当者と避難補助具を事前に決め、席を避難口近くに配置します。

Q3．在宅勤務者の安否確認は？
A. 一斉メッセージ→未返信者へ電話→最終手段で近隣へ確認の順で。次報時刻を必ず書きます。

Q4．停電時の連絡は？
A. 携帯SMS・無線機・拠点電話の多重化を準備。紙の名簿も常備します。

Q5．机の下にもぐる必要はある？
A. 落下・飛散から守る最優先行動です。机が無ければ姿勢を低く、頭を守るが基本です。

Q6．エレベーターは使ってよい？
A. 不可。地震・火災時は停止・閉じ込めの恐れ。階段で手すり側を通行。

Q7．機密書類・現金はどうする？
A. 初動では人命優先。施錠だけ確認。収拾は安全確認後に行います。

Q8．取引先からの問い合わせ対応は？
A. 連絡役が短文テンプレでまず一報。「安全確保済／被害状況／次報時刻」で足並みをそろえます。

用語辞典（やさしい解説）

• 初動：発生から30分以内の最初の対応時間。
• 臨時本部：被害情報と指示を集約する仮の司令室。
• 安否表：在席・不在・負傷などを一覧にした表。
• KPI：達成度を測る目標指標。ここでは時間区切りの指標。
• 連絡テンプレ：決まった短文で伝える書き方。全員が同じ表現を使うための道具。
• 代理：本来の担当が不在のときに代わりに動く人。

まとめ

初動は安全→連絡→継続の順で進めます。席配置は通れる・見える・届くを基準に、役割分担は5役×3層で代理まで決める。3分→10分→30分のテンプレと月例5分訓練で、迷いをなくす。今日、役割カードとフロア図の凡例・連絡テンプレを印刷し、各席に置く——それが職場の強さを底上げします。