停電・通信障害・混雑時でも“伝わる情報”は紙で回せる。 本稿は、メモ・名札・張り紙という最小の紙ツールを使い、家庭・職場・避難所で混乱なく情報を共有するための実務ガイドです。
用紙・筆記具・色使い・掲示位置・回収の流れに加え、版管理・可読距離・雨風対策・読み上げの型・個人情報の扱いまで踏み込み、だれが読んでもすぐに動ける手順と表でまとめました。運用の型・見本文・点検表・ケーススタディをまとめました。
1．全体設計：紙の情報を“回す”ための基本
1-1．紙の強みと弱みを理解する（解決策までセット）
- 強み：電源・通信が不要、視界に入る、複数人で同時に読める、配布と掲示で到達率が高い、証跡として保管できる。
- 弱み：濡れ・風・破損に弱い、差し替えの手間、最新版の判別が難しい。
- 解決策：右下に日付・時刻・版数を必ず記入／上端に色帯で重要度を明示／古紙は回収箱へ集約／**読み上げ（音）＋掲示（視覚）**で二重化。
版・色・場所の三点ルール
1）版管理：第○版を右下。2版以上は旧版を回収箱へ。
2）色帯：上端2cmで赤＝危険／黄＝注意／緑＝完了／青＝案内。
3）場所：出入口・列の先頭・トイレ前の3点に同内容を掲示し、同時更新する。
1-2．役割・ルート・締切を先に決める（流れを固定）
- 作る→掲示→読み上げ→回収→保管の順番を紙の当番表で常設。
- 朝・昼・夜の三交代で空白を作らない。
- 読み合わせは朝夕の2回、1分アナウンスの型で実施（型は4-3）。
運用ルート図（例）
受付（作成）→玄関・給水所・トイレ前（掲示）→広場（読み上げ）→回収箱（旧版）→書庫（保管）
1-3．用紙・筆記具・保護材の選び方（早見表）
| 項目 | 推奨 | ねらい | 代替 |
|---|---|---|---|
| 用紙 | A4・A3 | 視認性と入手性 | B5（個人メモ） |
| ペン | 油性マーカー・鉛筆2B | 耐水・読みやすい太さ | ボールペン（にじみ注意） |
| 保護 | クリアファイル・OPP袋・ラミネート | 防滴・耐汚れ | 透明テープで周囲補強 |
コツ：屋外はA3以上＋太字、屋内通路はA4＋太矢印が読み取りやすい。
1-4．情報の優先順位マトリクス（何を先に掲示するか）
| 区分 | 例 | 締切 | 掲示先 | 色帯 |
|---|---|---|---|---|
| 最優先 | 危険箇所・避難指示 | 即時 | 出入口・現場前 | 赤 |
| 高 | 配水・物資・医療 | 30分前 | 出入口・列先頭・受付 | 黄 |
| 中 | 当番・清掃・点検 | 1時間前 | 掲示板・該当区画 | 青 |
| 低 | お知らせ・回覧 | 終日 | 掲示板のみ | 青/緑 |
1-5．時間帯と更新頻度の標準（目安）
| 時間帯 | 更新内容 | 実施者 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 朝（7–9時） | 当番表・配給予定・危険箇所点検 | 朝当番 | 1分アナウンス付き |
| 昼（12–13時） | 進捗・変更・注意喚起 | 昼当番 | 列形成の矢印を再確認 |
| 夕（17–19時） | 翌日の予定・回収・清掃 | 夕当番 | 旧版回収を徹底 |
1-6．安全配慮と個人情報（掲示の限度）
- 名簿・連絡先・顔写真は掲示しない（必要最小限の番号化）。
- 針・金具は専用ボードへ。通路側はテープ固定を基本に。
- 子どもが触れる高さでは角を丸める・カバーを併用。
2．メモ運用：一枚で動線と判断を変える
2-1．メモの書式（5行テンプレ＋見本）
1）表題（一言で用件）
2）日時（○/○ ○:○）
3）場所（対象／向かう場所）
4）要点（3点まで）
5）署名（書いた人・連絡先）
見本：「配水車 本日16:30 北門／並び開始16:10／容器20Lまで／担当：総務・田中」
字と配置のコツ
- 表題は1.5行分の大字、要点は短文＋動詞、数字は全角で揃える。
- 余白を上下に1〜2cm残すと遠目で読みやすい。
2-2．色と形で“優先度”を伝える（帯・矢印・角折り）
| 色帯 | 意味 | 使いどころ |
|---|---|---|
| 赤 | 危険・至急 | 立入禁止・漏電注意・避難誘導 |
| 黄 | 注意・準備 | 配給列開始・車両出入り・工事告知 |
| 緑 | 安心・完了 | 点検済・配布終了・安全確認済 |
| 青 | 情報・案内 | 地図・ルート・名簿・受付案内 |
- 帯は上端2cm幅。色が無ければ斜線・網掛けで代用。
- 進行方向は太い矢印を一本線で。至急は右上1折り、重要は右上2折りで合図。
2-3．文体ルールと誤解削減（悪い例→良い例）
| 目的 | 悪い例 | 良い例 |
|---|---|---|
| 配水案内 | すぐ来てください | 本日16:30配水／並び16:10開始／容器20Lまで |
| 危険箇所 | 注意してください | この先 立入禁止／濡れ床／右側通行 |
| 物資配布 | 多くあります | 1人1個／再配布18:00予定 |
禁止語：「すぐ」「たぶん」「できれば」など曖昧語。数字・位置・時刻で具体化。
2-4．回す流れ（班長→配布→回収）と胸ポケットメモ
- 班長が作成→読み上げ→配布→掲示の順で1回完結。
- 終了後は回収箱へ。未回収＝未実施の合図に。
- 個人向けはA7〜B7の胸ポケットメモ（集合時刻・持ち物・担当）。ゼムクリップ＋安全ピンで落下防止。
筆記具の耐候性と読みやすさ
| 筆記具 | 雨 | 速書き | 読みやすさ | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 油性マーカー | 強い | ◎ | 太字で見やすい | 主掲示に最適 |
| 鉛筆2B | 中 | ◎ | ○ | 細かい数値向き |
| ボールペン | 弱 | ○ | ◎ | にじみに注意 |
2-5．配布ルートと時間割（遅延を減らす）
| 役割 | 出発 | ルート | 戻り | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 班長 | 09:00 | 受付→出入口→給水所 | 09:20 | 読み上げ実施 |
| 配布係A | 09:05 | 受付→トイレ前→階段 | 09:25 | 掲示写真を撮る |
| 回収係 | 17:30 | 掲示板一巡 | 18:00 | 旧版回収完了 |
3．名札・腕章・配布物：人と物の“見える化”
3-1．名札の三要素と見本（役割・氏名・連絡）
- 上段：役割（総務／医療／物資／警備）。
- 中段：氏名（大字で遠目可）。
- 下段：連絡手段（無線番号・班名）。
名札テンプレ（A6横）
| 段 | 記載 | 例 |
|---|---|---|
| 上 | 役割 | 物資 |
| 中 | 氏名 | 佐藤 |
| 下 | 連絡 | 無線CH3／第2班 |
ひもは切れやすい。安全ピン＋ひもの二重化が安心。雨天は透明ポケットで保護。
3-2．腕章の色分けと交代ルール（混乱を作らない）
| 色 | 役割 | 備考 |
|---|---|---|
| 赤 | 救護 | 医療・応急処置 |
| 黄 | 誘導 | 交通整理・列管理 |
| 緑 | 安全 | 設備点検・危険箇所巡回 |
| 青 | 情報 | 受付・案内・記録 |
- 役割交代は腕章ごと交換。名札は本人固定で誤認を防ぐ。
- 子どもボランティアは黄色ベストで識別、作業は安全範囲に限定。
3-3．配布物の束ね方と“最初の1枚”
- 上綴じクリップで束ね、表紙に目的・配布先・配布日。
- 最初の1枚に地図を入れ、入口→列→受付→出口を一本矢印で。
- 余りは返却箱でカウントし、翌版の部数調整に反映。
3-4．貸出カード・配布控え（紛失を減らす）
| 用途 | 記入欄 | 回収先 |
|---|---|---|
| 懐中電灯 | 番号／氏名／時刻 | 受付箱 |
| 無線機 | 機番／担当／返却時刻 | 情報係 |
| 工具セット | セット名／持出人／返却印 | 設備係 |
4．張り紙・掲示板：人が“自然に目にする”位置に
4-1．貼る場所と高さ（到達率は場所で決まる）
| 場所 | 目線 | ねらい | 注意 |
|---|---|---|---|
| 玄関・出入口 | 150〜160cm | 全員の入退場で必ず目に入る | 風・雨対策 |
| トイレ前 | 140cm | 行列中に読ませる | 混雑で剥がれやすい |
| 給水所 | 160cm | 並ぶ前にルール周知 | 係員動線を確保 |
| 階段踊り場 | 130cm | 上下の安全喚起 | 手すりをふさがない |
高さの基準：人の目線−10cmを目安に。子ども向けは低めに。
4-2．固定方法の選び方（屋外強度／跡残り）
| 固定 | 強度 | 跡 | 屋外 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 養生テープ | 中 | 少 | ○ | 汎用・色が選べる |
| 透明テープ | 中 | 中 | △ | 防滴補強に良い |
| 画鋲 | 高 | 穴 | × | 屋外不可 |
| 結束バンド | 高 | なし | ◎ | ポール・柵に最適 |
- 凹凸面は段ボール下地＋テープで貼ると剥がれにくい。
- 屋外は上から下へ水が抜ける貼り方（上辺強固定＋下辺弱固定）。
4-3．版管理と地図・矢印の描き方（1分アナウンスの型付き）
- 右下に「第○版・○/○ ○:○」を記載。新しい紙は旧版の上に重ね張り、旧版は回収箱へ。
- 地図は太矢印一本で入口→列→受付→出口。危険は赤囲み、トイレは青四角。
1分アナウンス（読み合わせ）
1）表題と対象者を先に。
2）時刻→場所→持ち物の順で短く。
3）列の方向を指さし確認。
4）質問は1分だけ受ける（長話にしない）。
4-4．可読距離と文字の大きさ（早見表）
| 文字の高さ | 読める距離の目安 | 用途 |
|---|---|---|
| 30mm | 約10m | 屋外見出し（A3） |
| 20mm | 約7m | 屋外注意、屋内見出し |
| 10mm | 約3m | 屋内本文（A4） |
| 5mm | 約1.5m | 近距離の指示 |
太字＋高コントラスト（白地に黒・黄地に黒）が基本。影や逆光を避ける。
4-5．耐候対策の層構造（屋外掲示の長持ち術）
1）紙→ 2）透明袋（OPPなど）→ 3）上辺を養生テープで強固定→ 4）四隅を補強→ 5）水抜きのため下辺は弱固定。
角は丸めると剥がれにくい。
5．テンプレ・保管・運用ルール：回す仕組みを常備に
5-1．すぐ使える紙テンプレ（見出しと本文の型）
| 用途 | 見出し例 | 本文の型 |
|---|---|---|
| 給水案内 | 本日○時○分から配水 | 並び位置／容器上限／順番制 |
| 物資配布 | ○○の配布／対象：○○ | 配布数／身分確認／再配布時刻 |
| 迷子 | 迷子のお知らせ | 年齢・服装・最終目撃・連絡先 |
| 工事・点検 | ○○工事中／立入禁止 | 区画・時間・責任者 |
| 防犯 | 立入禁止・警戒中 | 連絡先／巡回時刻／範囲 |
5-2．在庫・道具の置き場と“定数管理”
- 紙・ペン・テープ・クリアファイル・画鋲・結束バンドを一箱にまとめて玄関脇へ。
- 最低在庫（例：A4用紙500枚、油性マーカー黒3本、養生テープ2巻）を決める。
- 返却箱を掲示し、旧版・余りをそこへ集め、翌日の部数調整に活かす。
5-3．日次点検（朝夕5分）と週次棚卸し
| 項目 | 朝 | 夕 |
|---|---|---|
| 掲示の更新 | □ | □ |
| 古紙の回収 | □ | □ |
| 地図・矢印の破れ補修 | □ | □ |
| 当番表の入替 | □ | □ |
週次棚卸し（15分）：用紙・ペン・テープの残量を数え、不足は翌週分を前倒し補充。
5-4．ケーススタディ：用途別の運用例（3パターン）
A．避難所の配水動線：A3で列の入口→受付→出口を一本矢印、赤囲みで危険箇所、黄帯で待ち時間を更新。読み上げは毎時00分。
B．職場の工事区画：A4で立入禁止を赤帯、責任者名と時間を明記。段ボール下地で凹凸面に対応。
C．町内会の回覧：A4で見出し大字、本文3行、版数を右下。回収箱で旧版を整理。
5-5．トラブル→対策早見表
| 事象 | よくある原因 | 先回り策 |
|---|---|---|
| 情報が古いまま残る | 版管理なし | 右下に版数／旧版回収箱を徹底 |
| 伝わらない | 字が小さい・場所不適 | 可読距離表で文字サイズ再設計 |
| はがれる | 四隅弱い | 上辺強固定＋角丸＋下辺水抜き |
| 行列の向きが乱れる | 矢印不足 | 太矢印一本線＋人員誘導 |
5-6．Q＆A（よくある疑問）
Q1．紙は雨に弱い。屋外掲示はどう守る？
A． クリアファイルに入れて上辺だけテープ固定で水抜けを作る。OPP袋＋四辺テープも有効。
Q2．色紙やカラーマーカーがない。
A． 斜線・網掛け・角折りで代用。太字・大字で距離を稼ぐ。
Q3．更新が多くて混乱する。
A． 版数・時刻・署名を必ず記入。旧版回収箱を人の流れの途中に置く。
Q4．掲示がはがれる。
A． 養生テープで四隅＋中央、屋外は結束バンドで固定。凹凸面は段ボール下地を当てる。
Q5．人手が足りない。
A． 読み上げ＋指差しで一斉周知→記録写真を撮り、掲示場所へ貼る。
Q6．個人情報はどう扱う？
A． 名簿・連絡先は鍵付き保管、掲示は番号化するなど必要最小限に。不要時は裁断処理。
Q7．子どもにも伝わる掲示の工夫は？
A． 絵記号（トイレ＝青四角・危険＝赤囲み）とやさしい言い回し、低い掲示位置が有効。
Q8．夜間は見えにくい。
A． 反射テープで縁取り、足元灯を近くに置く。白地に黒でコントラストを上げる。
5-7．用語辞典（やさしい言い換え）
版（版数）：同じ内容の更新回数。第2版など。
色帯：紙の上端に貼る色の帯。優先度を示す。
回収箱：古い紙や余った配布物を集める箱。
読み合わせ：紙を声に出して確認すること。
動線：人が移動する道筋。
下地：貼る面の凹凸をならすための台紙（段ボールなど）。
可読距離：文字が読める距離の目安。
養生テープ：はがした跡が残りにくいテープ。
まとめ：紙は“場所×時間×版管理”で生きる。
紙の情報は、貼る場所・伝える時間・版の新旧が揃ったとき最大の力を発揮します。用紙・筆記具・固定法を決め、当番と回収の道筋を固定化すれば、停電や通信障害でも迷わない掲示が回ります。まずは色帯の意味・掲示場所の地図・回収箱の三点セットを整え、今日から運用を始めましょう。
